PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

I.   Prinsip Dasar Pengadaan

• Efisien
• Efisien
• Efektif
• Terbuka dan bersaing
• Transparan
• Adil/tidak diskriminatif
• Akuntabel

II.  Etika Pengadaan

Acuan perusahaan dalam menjalankan hubungan dengan vendor adalah Pedoman Etika dan Perilaku Perusahaan yang dijelaskan lebih lanjut pada Etika Perusahaan Terhadap Penyedia Barang dan Jasa. Perusahaan bertindak adil dalam memberikan kesempatan yang sama kepada seluruh vendor yang memiliki kualifikasi yang sama tanpa adanya diskriminasi. Pemilihan vendor ini didasarkan pada persaingan bebas, dimana para vendor bebas untuk mengikuti proses kualifikasi yang diadakan oleh Perusahaan.
Perusahaan mendukung upaya-upaya yang dilakukan semua pihak dalam menciptakan iklim bisnis yang sehat, bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).

III. Jaminan Pengadaan

• Jaminan Uang Muka
• Jaminan Pelaksanaan
• Jaminan Pemeliharaan

IV. Aturan Mekanisme Proses Pelelangan:

Berdasarkan Work Instruction (WI) Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Perusahaan, aturan mekanisme proses Pengadaan Barang dan Jasa Perusahaan dilakukan dengan 4 (empat) metode yaitu:

1. Penunjukan langsung
yaitu: Pengadaan penyedia barang yang dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang tanpa melalui pelelangan/seleksi terlebih dahulu, yang dilakukan apabila memenuhi kriteria salah satu Sbb:

• Penyedia barang dan jasa adalah BUMN, anak perusahaan, perusahaan terafiliasi BUMN sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan dan barang yang dibutuhkan merupakan produk / layanan sesuai dengan bidang/usaha dari penyedia barang yang bersangkutan.
• Terdapat item pekerjaan dan atau penyedia barang lainnya sudah pernah melakukan di PT PP Properti Tbk. sebelumnya (repeat order).
• Pengadaan penyedia barang lainnya yang berafiliasi dengan PT PP Properti Tbk. dimana nilai kontrak maksimal 10% lebih besar dari RC (Real Cost) dan memenuhi persyaratan/ kualifikasi.
• Penunjukan langsung dilakukan dengan negosiasi baik Teknik (speksifikasi, pengalaman, kualitas, dll) maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara Teknik dapat dipertanggungjawabkan.
• Kriteria penyedia barang lainnya yang bersifat khusus yang memungkinkan dilakukan penunjukan langsung.
• Nilai kontrak maksimal Rp 100 juta, khusus untuk vendor baru.

2. Tender / Seleksi Umum
Yaitu: Pengadaan penyedia barang dilakukan dengan diumumkan secara luas melalui media massa guna memberikan kesempatan kepada penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan.

3. Tender / Seleksi Terbatas
Yaitu: Pengadaan penyedia barang dilakukan dengan ditawarkan kepada pihak terbatas dengan cara sebagai berikut:

• Menyampaikan undangan lelang kepada penyedia barang yang sudah sesuai kualifikasi
• Terdapat item pekerjaan dan atau penyedia barang lainnya sudah pernah melakukan di PT PP Properti Tbk. sebelumnya (repeat order).
• Melakukan survey harga pasar dengan cara membandingkan minimal 2 (dua) penyedia barang lainnya yang berbeda
• Membandingkan harga penawaran dengan harga OE (Owner Estimated).
• Melakukan klarifikasi teknik dan negosiasi harga/biaya.
• Nilai kontrak tidak dibatasi.

4. Pengadaan Langsung
yaitu: Pembelian terhadap barang yang terdapat di pasar, dengan demikian nilainya berdasarkan harga pasar.

Aturan pengadaan barang dan jasa sebagai berikut:

• Proyek hanya boleh melakukan pengadaan barang dan Jasa konsultan/jasa lainnya dengan sepengetahuan Pusat.
• Pengadaan barang dan Jasa konsultan/jasa lainnya yang dilakukan oleh pusat tidak ada batasan nilainya.

Ada beberapa Tahapan yang harus dilakukan dalam proses pengadaan barang dan jasa sbb:

Tahap Pertama adalah Tahapan Seleksi Negosiasi, seluruh penyedia barang dan jasa yang mengikuti Tender sesuai dengan salah satu kriteria mekanisme pengadaan yang dipilih harus melampirkan data sbb :

Setelah syarat tahapan seleksi dipenuhi maka akan diputuskan penyedia barang dan jasa yang lolos kualifikasi dengan diverifikasi sesuai dengan aturan verifikasi penandatangan sbb:

1. Aturan Penandatanganan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi.

• Untuk semua NK ditandatangan minimal 2 (dua) orang dari PT PP Properti Tbk.
• Untuk NK ≥ 100 juta agar melibatkan UKP (minimal setingkat Head of/Manager).

2. Aturan Penandatanganan Evaluasi Seleksi Pengadaan Barang untuk Nilai Kontrak :

Tahap Kedua adalah Tahapan Kontrak, penyedia barang dan jasa yang diputuskan sebagai pemenang dalam proses evaluasi seleksi negosiasi maka dapat dilakukan proses pembuatan Kontrak dengan syarat sbb :

V. Serah Terima Pekerjaan dan Pembayaran

1. Penyedia jasa menyerahkan laporan kemajuan pekerjaan disertai lampiran pendukung kepada penerima jasa. Kemudian hasil pekerjaan akan diperiksa oleh penerima jasa
2. Hasil pemeriksaan pekerjaan dituangkan dalam Berita Acara Lapangan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
3. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen), maka dilakukan Serah Terima Pertama Pekerjaan yang dinyatakan dengan Berita Acara Serah Terima Pertama (BAST I), dan terhitung berlaku sejak ditandatangani lengkap oleh kedua belah pihak
4. 4. Apabila masa pemeliharaan telah selesai dan cacat telah diperbaiki (jika ada), maka dilakukan Serah Terima Kedua yang dinyatakan dengan penerbitan Berita Acara Serah Terima Kedua (BAST II) dan terhitung berlaku sejak ditandatangani lengkap oleh kedua belah pihak
5. Penyedia jasa akan membuat Berita Acara Pembayaran berdasarkan Berita Acara Lapangan tersebut. Kemudian, penerima jasaakan melaksanakan pembayaran berdasarkan Berita Acara Pembayaran yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak, dan melampirkan :

• SPK dan Kontrak
• Kuitansi/Invoice
• Faktur Pajak
• Berita Acara Lapangan (dengan menyertai bukti laporan progress pekerjaan sesuai tagihan)
• Berita Acara Pembayaran
• Berita Acara Serah Terima Pertama
• Berita Acara Serah Terima Kedua

VI. Serah Terima Barang dan Pembayaran

1. Dalam melaksanakan pengadaan dan penyerahan barang, penyedia barang harus menempatkan petugas-petugas yang memiliki keahlian di bidang quality control, quantity surveyor, K3L (Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan), yang bertanggung jawab terhadap kegiatan penyerahan barang di lokasi
2. Penyedia barang wajib menyampaikan pemberitahuan kepada pihak-pihak yang berwenang dan memperoleh segala lisensi dan ijin yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan pengadaan dan penyerahan barang, serta membayar segala biaya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Apabila penyedia barang terbukti mengirim barang tidak sesuai dengan ketentuan pada Kontrak, maka penyedia barang wajib mendatangkan barang pengganti yang baru dan sesuai dengan ketentuan pada Kontrak dalam jangka waktu paling lambat selama 2 (dua) hari kalender sejak tanggal diketahui oleh penerima barang dan segala biaya yang timbul akibat dari hal tersebut menjadi tanggung jawab penyedia barang
4. Penyerahan barang dilengkapi dengan Surat Jalan asli yang diterbitkan oleh penyedia barang dan ditandatangani oleh petugas yang mewakili penyedia dan penerima barang
5. Penyedia barang mengajukan tagihan kepada penerima barang dengan melampirkan sebagai berikut :

• Kuitansi
• Surat Jalan
• Faktur Pajak
• Berita Acara Penyerahan Barang
• Berita Acara Pembayaran (BAP)
• Copy Kontrak (SPJB) dan Surat PO